ローカル型とクラウド型の業務手順書ツールを比較

ローカル型とクラウド型のビジュアル手順書ツールは、主に作業中の資料をどこへ保存するか、どのように共同作業するかが異なります。ローカル型は、既定で端末上の撮影と編集を行います。クラウド型は、ガイドをオンラインの共有、権限、共同作業につなげます。個々のアプリを比較する前に、どちらの方式が必要かを決めましょう。

要点： 端末上での管理、オフライン作業、ファイルとしての出力を重視するなら、ローカル優先を選びます。作業中のガイドを 1 台の Mac に置くことより、共有リンク、リアルタイムの共同作業、権限、一元的な更新を重視するなら、クラウド優先が向いています。

ローカル型とクラウド型の早見表

比較項目	ローカル優先のツール	クラウド優先のツール
作業中のデータ	端末上で保存、編集	オンラインサービスを通じて保存または同期
オフライン利用	撮影と編集に対応する場合が多い	接続がないと機能が制限される場合がある
共有	ファイルを書き出し、送信またはアップロード	リンク、埋め込み、ワークスペース、管理された公開
共同作業	通常は別のシステムで行う	コメント、役割、共同編集を含む場合がある
管理	端末とファイルを管理	ワークスペース、アカウント、保持期間、アクセスを管理
更新	出力を差し替え、再配布	公開中の 1 つのガイドやナレッジベース項目を更新
データ確認	アップロード前に確認できる	撮影後、工程の早い段階でサービスへ入る場合がある

この分類は絶対的なものではありません。デスクトップアプリが任意のクラウド機能を提供することもあれば、クラウドサービスが処理の一部をブラウザや端末内で行うこともあります。名称だけで判断せず、実際の製品内の流れを確認してください。

端末上で撮影を管理するならローカル優先を選ぶ

ローカル優先は、スクリーンショットをどこかへアップロードする前に確認し、ぼかし、承認したいチームに向いています。オフライン作業、ファイル形式の納品物、クラウドの手順書アカウントが承認されていない環境にも適しています。

代わりに、配布の仕組みが必要になります。ローカルファイルだけでは、共同編集、コメント、権限、検索、分析、常に最新版を示す 1 つの URL は自動的に用意されません。

Shotomatic は、ローカルで撮影と編集を行う Mac デスクトップアプリです。Action Capture ではクリックに沿った手順を編集可能な文書にまとめ、書き出した画像や文書ファイルの保存先は利用者が選びます。

Shotomatic のデータ経路は具体的に確認できます。撮影したスクリーンショットは、Mac 上のローカルセッションファイルと文書ページになります。撮影、確認、書き出しの際に、それらの画像が Shotomatic へアップロードされることはありません。Shotomatic Privacy Policy には、自動更新、購入、ライセンス認証に伴う別のネットワーク通信が記載されています。ライセンス認証では端末名とハードウェア識別子を送信しますが、スクリーンショットの内容は送信しません。書き出し後にファイルがアップロードされるのは、利用者がクラウドドライブ、ナレッジベース、チケット、メールなどのオンラインサービスへ移した場合だけです。

macOS や保存先フォルダで同期またはバックアップを設定していれば、ローカルのデータも他社サービスへ入る場合があります。端末内だけの手順だと考える前に、Mac のバックアップ設定、クラウド同期されるフォルダ、書き出し先を確認してください。

共有して公開するならクラウド優先を選ぶ

クラウド優先は、公開されたガイド、リンク共有、埋め込みコンテンツ、一元的な更新、手順書サービス内での共同作業を必要とするチームに向いています。変更内容の公開と配布にかかる手間を減らせる場合があります。

代わりに、アカウントとデータの管理が必要です。アップロードの動作、保存地域、保持期間、削除、アクセス制御、外部ユーザーとの共有、退職時の処理、サブスクリプションやサービスが変わったときの動作を把握しなければなりません。

クラウドツールがすべて同じ管理機能を持つとは考えないでください。利用するプランと導入方式について、公式のセキュリティ、プライバシー、サポート文書を確認します。

データ経路全体を比べる

データ経路は、書き出しより前から始まります。撮影中にツールが何を認識し、どのスクリーンショットを保存し、一時ファイルと完成ファイルをどこに置き、どのサービスが受け取り、各段階で誰がアクセスできるかを確認します。

次の点を確認してください。

• 撮影時に画面や操作情報のアップロードが必要か
• 元のスクリーンショットをどこに保存するか
• 共有前に個人情報を削除できるか
• OS のバックアップや同期が有効になっているか
• ワークスペースまたはファイルを誰が所有するか
• アクセスを取り消し、内容を削除できるか
• アカウントを閉じた後に何が残るか

ローカル保存は端末のセキュリティの代わりにはなりません。クラウドのアクセス制御も、安全なテストデータやぼかしの代わりにはなりません。

共同作業と保守を比べる

クラウドツールでは、1 つの公開ガイドを多くの読者向けに更新しやすい場合があります。ローカルツールは、編集可能な元データと持ち運べる出力を作れますが、チーム側で古い版を差し替える配布システムが必要です。

実際に必要な共同作業に合わせて選びます。承認済みの PDF を公開する 1 人の執筆者には、完全なワークスペースは不要かもしれません。多数の編集者と数百件の公開中ガイドを抱えるサポートチームでは、ファイル交換の管理が難しくなる場合があります。

両方が必要なら組み合わせる

併用型の手順では、ローカルで撮影と編集を行い、確認済みの出力を承認済みのクラウド保存先へ公開します。作成者はアップロード前に個人情報を削除でき、組織は既存のナレッジベース、チケットシステム、共有ドライブを使えます。

編集可能な元データをどのシステムが管理し、公開版をどのシステムが管理するかを決めてください。この決まりがないと、修正済みのローカルファイルと古いオンラインガイドの両方が最新版に見えることがあります。

この基準で選ぶ

端末上での撮影管理、オフライン作業、確認済みファイルの出力、既存システムで自由に公開できることが主な要件なら、ローカル優先を選びます。

共同編集、管理されたアクセス、公開リンク、埋め込み、一元的な更新、1 つの手順書サービス内での利用状況の把握が主な要件なら、クラウド優先を選びます。

撮影時のプライバシーとオンライン配布の両方が重要なら、併用型を選び、元データと公開版の担当を明確にします。Shotomatic の撮影と書き出しの流れは Action Capture で確認できます。記録されているネットワーク通信については Shotomatic Privacy Policy を参照してください。