如何在 Mac 上把现有截图做成分步指南

本指南介绍如何在 Mac 上把已有截图整理成一套有序说明。你会筛选有用图片，把它们导入 Document，按任务顺序排列页面，编写页面文字，添加必要的视觉提示，并检查导出结果。

1. 选择指南需要的截图

先确定一项任务，为读者必须看到的每个操作或结果保留一张截图。删除重复状态、加载画面，以及不会改变说明内容的图片。

导入前，逐张检查是否出现客户姓名、邮箱地址、账户信息、通知或无关窗口。能重新截取干净画面时，优先重截；遮盖应当是备用方案，而不是隐私处理的第一步。

只有数字文件名能帮助识别初始顺序时才使用：

01-open-settings.png
02-select-notifications.png
03-disable-weekly-email.png

这些文件名只用于整理。指南中的页面标题应直接告诉读者该做什么。

2. 从 Images 创建 Document

打开 Documents，选择 New Document，再选择 Images。从 Mac 选取截图文件后，Shotomatic 会把每张导入图片添加为可编辑页面。

如果截图来自之前的 Shotomatic 会话，请改选 Capture History。新 Document 与源会话相互独立，因此编辑指南不会改变原始捕捉记录。

空白 Document 也会显示三种主要起点：Mac 上的图片、Capture History 或新建捕捉。

3. 按任务顺序排列页面

页面顺序应与读者完成任务的顺序一致。把页面拖到合适位置，删除不必要的画面；只有同一画面需要两种不同说明时，才复制页面。

不打开图片，直接从上到下阅读页面列表。如果只看标题还不能理解顺序，指南仍需修改。

每页只保留一个主要操作。如果某页让读者打开菜单、选择选项再确认对话框，通常应拆成三页，因为每个动作都会改变画面。

4. 为每页写一个直接的标题

页面标题应写操作，不要只写画面名称。尽量使用动词和界面上的准确控件名。

模糊标题	清晰标题
Settings 画面	打开 Settings
Notifications	选择 Notifications
Weekly emails	关闭 Weekly summary

说明文字用于补充截图无法展示的信息，例如前置条件、预期结果或警告。不要复述画面上已经能看到的内容。

例如：

• 标题： 选择 Notifications
• 说明： 只有工作区管理员可以使用这项设置。

这样既能让可视化文档便于浏览，也保留了完成任务所需的背景。

5. 只添加读者需要的视觉提示

目标不容易发现、相似控件并排出现，或读者必须避开旁边选项时，再添加标注。一个箭头或简短文字标签往往就够了。

Free 包含 Text、Rectangle、Ellipse、Line、Arrow、Framing 和 Action Focus。Pro 另有 Blur、Click Marker 和 Step Numbers。单独的截图标注指南会解释各种类型何时有用、何时只会增加视觉干扰。

不要习惯性地在每页都放箭头。如果标题和截图已经把目标说清楚，标注并不会增加信息。

6. 导出并检查成稿

读者需要一份有序文件时，把 Document 导出为 PDF。页面要插入帮助中心、Wiki 或演示文稿时，可选择 PNG、JPG 或 WebP。ZIP 则能把所有导出页面文件放在一起。

Free 和 Pro 都能导出 PDF、PNG、JPG、WebP 和 ZIP。导出后，请打开实际成品并检查：

• 第一页和最后一页；
• 完整页面顺序；
• 每个标题和说明；
• 正常查看尺寸下的小号标注文字；
• Framing 或 Action Focus 的裁剪；
• 是否遗漏了私密信息。

如果只想把图片合成一个文件，请使用更简短的在 Mac 上把截图保存为 PDF指南。如果截图还需要可编辑的页面顺序、说明和视觉提示，则应使用 Document。

下一份指南可从点击中捕捉

已有截图时，导入是合适的路径。对于每次点击都会定义下一步的新软件任务，Action Capture 可以在你操作时收集序列，完成后再作为 Document 打开。

两种方式遵循同一条最终编辑原则：一份指南只处理一项任务，每页只写一个主要操作，文字和标注只需足够让操作清楚。