スクリーンショット付きクライアント引き継ぎ手順書の作り方

クライアント引き継ぎ用のビジュアル資料では、認証情報を手順書に載せず、所有権、アクセス権、定型作業をつなげる必要があります。クライアントが所有するものを定義し、アクセス権は別の安全な方法で移管します。担当する作業を撮影し、確認方法と境界を加え、元ファイルを渡したら、クライアントと一緒に1つの作業を試します。

要点: 完成した引き継ぎ資料では、クライアントが所有するもの、素材とアクセス権の保管場所、定型作業の方法、変更してはいけない箇所、納品後の更新担当が分かります。

クライアントが所有するものを定義する

引き継ぎ範囲には、所有者が変わるすべての素材、アカウント、責任、定期作業を記載します。手順を書く前に、契約書またはプロジェクト責任者と範囲を確認してください。

該当する場合は、次の項目を含めます。

• ドメインとホスティングのアカウント
• アプリとアクセス解析のアカウント
• 元ファイルとリポジトリ
• 編集可能なデザインとコンテンツの元データ
• ライセンスと更新責任
• バックアップと復旧の担当
• 定期的な公開または管理作業
• 承認とサポートの範囲

棚卸しを先に行えば、見栄えのよい作業ガイドの陰に、未解決の所有権問題が隠れるのを防げます。

アクセス権と操作説明を分ける

認証情報は、スクリーンショットやPDFではなく、安全なアクセス手順で移管します。承認されたパスワードマネージャー、所有権移管機能、招待、リカバリー手順を使ってください。

手順書にはアカウント名とサインイン場所を記載できますが、パスワード、トークン、リカバリーコード、非公開URL、ライセンスキー、個人のメールアドレスは載せません。

アクセス権の状態は別に記録します。

項目	現在の所有者	新しい所有者	移管方法	確認済み
ドメインアカウント	制作会社	クライアント管理者	アカウント所有権の移管	はい／いいえ
アクセス解析	制作会社のWorkspace	クライアントチーム	ロールで招待	はい／いいえ
ソースリポジトリ	制作会社	クライアント組織	リポジトリの移管	はい／いいえ

クライアントが行う作業を撮影する

クライアント向け手順は、納品後も続く作業に絞ります。日常的なコンテンツ更新、承認、書き出し、ユーザー管理、バックアップ、レポート作成など、クライアントが担当する作業を撮影します。

クライアントと同じ権限を持つテストアカウントまたはサンプルプロジェクトを使います。管理者画面にはクライアントが利用できない操作が表示されることがあり、ほかの手順が正しくてもスクリーンショットが誤解を招きます。

Action Captureなら、クリックから一連のソフトウェア操作を集められます。ページを確認し、制作会社だけが行う操作を外し、クライアントの画面に表示されるラベルを加え、1つの手順書につき1つの完成結果に絞ります。

確認方法、危険、サポート範囲を加える

各作業の最後には、クライアント自身が確認できる結果を示します。公開済みページ、保存された設定、生成されたファイル、確認メッセージなど、完了を証明する状態を見せます。

危険な操作は、そのステップの直前に明記します。変更を元に戻せるか、承認が必要か、どのバックアップまたは復旧手順を使うかを説明してください。

サポート範囲では、次の質問に答えます。

• 引き継ぎ後に含まれる作業はどれか
• クライアントが使う連絡窓口はどれか
• 問題を報告するときに添える情報は何か
• 納品したシステムの範囲外となる変更はどれか
• 外部サービスの問題を誰が担当するか

「何でもお問い合わせください」のような曖昧な約束は避けます。クライアントには、目の前の問題を最短で解決できる窓口が必要です。

ファイルと保守担当を引き渡す

クライアントが今後も更新する場合、最終パッケージには利用用の完成物と編集可能な元データの両方を入れます。ファイル名、保存場所、書き出し形式、スクリーンショットに写る製品バージョンも記載します。

次の引き継ぎチェックリストを使えます。

所有権
- アカウントを移管した、またはクライアントを招待した
- ドメイン、ライセンス、更新、請求の担当を確認した
- 元ファイルと完成ファイルを納品した

アクセス
- 認証情報を安全に移管した
- リカバリー連絡先と方法を確認した
- 合意どおりに旧提供者のアクセスを削除または縮小した

手順書
- クライアントの定型作業を記載した
- 期待される結果と危険な操作を示した
- クライアント権限と安全なデータでスクリーンショットを撮った
- 既知の制約とサポート範囲を記載した

保守
- 編集可能な資料の元データを納品した
- 製品／手順のバージョンを記録した
- 今後の更新担当を確認した
- バックアップと復旧場所を確認した

承認
- クライアントが代表的な作業を1つ完了した
- 不足した手順を修正した
- 指名された責任者が引き継ぎを承認した

このチェックリストは、引き継ぎパッケージを整理するためのものです。Shotomaticへ読み込めるプロジェクトテンプレートではありません。

クライアント引き継ぎセッションを行う

引き継ぎセッションでは、クライアント自身に資料を使って代表的な作業を1つ実行してもらいます。提供者のデモを見るだけでは、手順が実際に使えるか確認できません。

分かりにくい用語、不足した権限、違うロールの画面、説明されていないプロジェクト固有の知識に依存するステップを記録します。承認前に元の手順書を直し、更新版をクライアントへ渡してください。

所有権を確認し、アクセス権を安全に移管し、クライアントが合意済みの作業を完了でき、サポート範囲を理解し、今後の更新担当が決まれば、引き継ぎは完了です。クリックに連動した作業ページにはAction Capture、撮影と編集にはステップ形式の手順書を作る流れ、引き継ぎ後に繰り返し使う解決手順にはカスタマーサポートガイドをご利用ください。