Esportazione in PDF

L'esportazione in PDF converte acquisizioni, documenti o contenuti visivi nel formato PDF per condividerli, stamparli o archiviarli.

Related workflow terms: Compressione dei PDF.

Perché esportare in PDF

Le singole immagini sono comode per una condivisione rapida, ma non hanno struttura. Un PDF raccoglie i contenuti in un solo documento, con layout prevedibile, ordine delle pagine definito e resa uniforme su qualsiasi dispositivo e sistema operativo.

È la scelta giusta quando il destinatario si aspetta un documento anziché un file isolato. Report, prove di conformità, materiali per i clienti e registri archiviati traggono vantaggio dalla stabilità del formato. A differenza delle immagini, i PDF supportano metadati, numeri di pagina, segnalibri e, se si applica l'OCR, testo completamente ricercabile.

Per i team che acquisiscono molti contenuti visivi, l'esportazione trasforma in un solo passaggio una raccolta di screenshot in un documento facile da rivedere e condividere.

Esportazione in PDF e in formato immagine

• Struttura — un PDF è un documento con pagine, ordine e metadati. Un'immagine è un singolo file visivo, privo di queste funzioni.
• Ricerca — con l'OCR, nel PDF si può trovare, selezionare e copiare il testo. I file immagine richiedono un'elaborazione OCR separata.
• Più pagine — il PDF supporta più pagine per natura. Per riunire una sequenza di immagini servono invece una cartella, un archivio ZIP o una presentazione.
• Stampa — i PDF mantengono dimensioni uniformi sulla carta. Le immagini possono cambiare scala in modo imprevedibile in base al visualizzatore e alle impostazioni della stampante.
• Dimensioni del file — una singola immagine di solito occupa meno di un PDF che contiene la stessa risorsa. Per una condivisione occasionale, quando struttura e ricerca non contano, il formato immagine è più leggero.

Scegli un'immagine quando ti serve un file rapido e leggero da inserire in una pagina web o in una chat. Scegli il PDF quando il contenuto deve essere organizzato, ricercabile o stampabile.

Come funziona l'esportazione in PDF

L'esportazione più semplice incorpora ogni immagine come livello raster in una pagina PDF. Il risultato appare identico all'acquisizione originale, ma è contenuto in un documento.

Una procedura più avanzata applica l'OCR durante la conversione e genera un livello di testo dietro l'immagine. L'aspetto rimane intatto, mentre il testo diventa ricercabile e selezionabile. Alcuni strumenti di acquisizione lo fanno automaticamente e producono fin dall'inizio un PDF ricercabile, senza una fase OCR separata.

In genere, le dimensioni della pagina vengono adattate a quelle dell'acquisizione. Si evitano così gli ampi margini o i ritagli che possono comparire quando si forza il contenuto dentro formati standard come A4 o Letter.

Errori comuni

• Saltare l'OCR durante l'esportazione. Il PDF appare corretto, ma contiene soltanto immagini. Non si può cercare, selezionare o copiare il testo. Se il contenuto potrebbe dover essere consultato in seguito, attiva l'OCR durante l'esportazione.
• Comprimere troppo le immagini incorporate. Una compressione aggressiva riduce le dimensioni, ma sfoca il testo e introduce artefatti. Controlla sempre un campione prima di applicare le impostazioni a un intero gruppo di file.
• Ignorare le dimensioni della pagina. Usare un formato di carta fisso con un'acquisizione di proporzioni diverse crea grandi margini o taglia il contenuto. Adegua la pagina PDF alle dimensioni della sorgente.
• Esportare un PDF per ogni acquisizione quando sarebbe meglio un documento multipagina. Una cartella di PDF a pagina singola è più difficile da condividere, rivedere e archiviare rispetto a un unico documento con un ordine logico.