文档扫描

使用扫描仪、手机摄像头或专用扫描应用，把纸张、收据、证件或印刷页面等实体文档转换为数字图片或 PDF。

扫描与拍照的区别

给文档拍照与扫描文档看起来相似，但结果差别很大。

照片会从单一角度记录文档，并使用现场光线。结果往往包含透视变形（文档看起来像梯形而不是矩形）、光线不均（亮斑和阴影）、纸张未完全铺平造成的弯曲边缘，以及文档边缘周围的杂乱背景。

无论使用平板扫描仪，还是软件形式的手机扫描应用，扫描过程都会通过处理修正这些问题。透视校正会把文档拉正为矩形，自动裁剪会去除背景，对比度增强会平衡光线差异，并让文字与纸张之间的边界更清晰。最终结果接近平板扫描仪输出：画面干净、平整，方向正确。

这些差异会影响后续使用。文档照片也许足够让人阅读，但其中的不一致会给 OCR 处理、自动归档和长期保存带来问题。正确扫描的文档更容易稳定处理，分享或打印时也更整洁。

文档扫描的常见用途

• 收据与费用记录——购物后立即扫描收据，可以在热敏纸褪色前留下数字记录。与纸质收据相比，扫描件更容易整理、搜索和提交报销。
• 合同和法律文档数字化——把已签署的协议、租约和法律文件转换为可搜索 PDF，便于访问、备份和按关键词查找。
• 证件和资质材料采集——扫描护照、驾驶证和资质证书，用于身份验证、申请流程和安全存储。
• 医疗与保险记录——把纸质表格、检验结果和保险卡数字化，用于个人留档，并与医疗服务人员安全共享。
• 学术与研究资料——扫描书页、期刊文章和手写笔记，方便数字批注、引用和整理。

扫描与 OCR

扫描本身只会生成图片，也就是文字的画面，而不是实际文本数据。对人来说，文档看起来是文字；对计算机来说，它只是一组像素。

OCR（Optical Character Recognition，光学字符识别）会分析扫描图片、识别字符形状，并转换成机器可读的文本，从而连接这两种形式。把 OCR 输出作为文本层嵌入 PDF 后，就得到可搜索 PDF：视觉上仍与原扫描件相同，但下方的文字可以选择、搜索和复制。

OCR 的准确度很大程度上取决于扫描质量。300 DPI 或更高分辨率、清晰且对比度高的扫描件，文字识别通常更准确。模糊、对比度低或歪斜的图片则容易产生错误，需要手动修正。

把扫描与 OCR 放在同一流程中，完成文档采集、处理并直接输出可搜索 PDF，可以省去单独运行 OCR 的步骤。连续处理多份文档时，这种端到端方式尤其有用，能把一摞纸质资料直接变成可搜索的数字档案。

常见问题

• 扫描分辨率太低。 低于 200 DPI 的图片也许人眼还能辨认文字，但 OCR 很难准确处理。需要处理或归档的文档，建议至少使用 300 DPI。
• 扫描前没有摆正文档。 文档放歪，扫描结果也会歪。许多扫描应用能自动修正轻微旋转，但从一开始就把文档对齐，效果最好。
• 归档时保存为 JPG。 JPG 的有损压缩会降低文字边缘清晰度，较低质量设置下尤其明显。归档文档应使用 PNG（单页）或 PDF（多页），以保留文字清晰度。
• 扫描 PDF 后没有运行 OCR。 只包含扫描图片的 PDF 无法搜索、选择文字或建立索引。如果日后需要搜索文档或提取文字，应始终运行 OCR。