PDF 가이드와 온라인 지식 베이스 문서 비교

PDF 가이드와 온라인 지식 베이스 문서에는 같은 시각 자료를 넣을 수 있지만 배포와 변경을 다루는 방식은 다릅니다. PDF는 휴대 가능한 한 버전을 보존하고, 온라인 문서는 업데이트할 수 있는 한 위치를 제공합니다. 가이드의 캡처와 검토를 마친 뒤 독자가 받을 형식을 선택하세요.

핵심 요약: 휴대, 인쇄, 오프라인 이용, 첨부, 버전 기록이 필요한 안내에는 PDF를 사용하세요. 자주 업데이트하고, 검색하고, 링크로 연결하며, 널리 공유할 안내에는 온라인 지식 베이스를 사용합니다. 두 형식을 함께 쓸 때는 한 원본에서 현재 콘텐츠를 관리해야 합니다.

PDF와 지식 베이스 한눈에 비교하기

기준	PDF 가이드	온라인 지식 베이스 문서
배포	파일 첨부, 다운로드, 공유 폴더	URL, 탐색 메뉴, 검색, 임베드
오프라인 이용	편리함	저장 방식 또는 연결 상태에 따라 다름
인쇄	예측 가능한 페이지 배치	사이트와 인쇄 스타일시트에 따라 다름
업데이트	다시 생성하고 재배포	게시된 페이지 하나를 수정
버전 기록	날짜가 있는 스냅샷을 만들기 쉬움	이력 또는 버전 제어가 필요함
검색	문서 검색과 파일명	사이트 검색과 검색 엔진
내부 링크	파일 내부 또는 파일 사이 링크	도움말 센터 전체를 연결하는 탐색
분석	다운로드 후에는 제한적	페이지 및 검색 동작을 제공할 수 있음
접근	파일 권한과 전달 경로	사이트, 작업 공간, 역할 또는 공개 접근 제어

독자가 안내를 받고, 찾고, 다시 보는 방식에 따라 형식을 정해야 합니다.

휴대 가능하고 고정된 안내에는 PDF를 사용합니다

가이드를 파일 하나로 전달해야 할 때 PDF가 잘 맞습니다. 티켓에 첨부하고, 고객 전달물에 포함하고, 프로젝트와 함께 보관하고, 장비 옆에서 인쇄해 보거나, 승인된 절차의 근거로 남길 수 있습니다.

검토자가 특정 날짜에 무엇을 배포했는지 정확히 알아야 할 때 고정 버전이 유용합니다. 파일명에만 의존하지 말고 문서 안에 제목, 적용 제품 버전, 담당자, 검토일을 넣으세요.

단점은 교체입니다. 수정된 PDF를 보내도 받은 편지함, Downloads, 공유 폴더에 있는 이전 사본은 사라지지 않습니다.

현재 안내에는 온라인 문서를 사용합니다

여러 독자에게 최신 안내가 필요하고 콘텐츠가 자주 바뀐다면 온라인 지식 베이스가 잘 맞습니다. URL 하나를 갱신하고, 관련 페이지에서 연결하고, 검색으로 찾게 하며, 지원 및 검색 동작을 바탕으로 개선할 수 있습니다.

반응형 이미지, 접근 가능한 구조, 앵커 링크, 구조화된 탐색, 관련 문제 해결 경로도 제공할 수 있습니다.

단점은 사이트와 접근 방식에 의존한다는 점입니다. 독자에게 연결이나 계정이 필요할 수 있고, 호스팅된 문서에는 과거 시점에 사용된 정확한 버전이 남지 않을 수 있습니다.

업데이트 책임을 비교합니다

두 형식 모두 담당자가 필요하지만 실패 양상은 다릅니다. PDF 사용자는 이전 사본을 따라 할 수 있습니다. 지식 베이스 사용자는 UI가 바뀐 뒤에도 갱신되지 않은 현재 URL을 볼 수 있습니다.

PDF에는 파일 안에 버전을 기록하고 수신자에게 교체본을 전달하는 방법을 정하세요. 온라인 문서는 제품 변경과 페이지 검토를 연결하고, 독자에게 도움이 될 때 마지막 검토일 또는 적용 버전을 표시합니다.

접근과 배포를 비교합니다

PDF 접근 권한은 파일을 따라갑니다. 주변 절차에서 막지 않으면 수신자가 원래 시스템 밖으로 전달하거나 복사할 수 있습니다.

지식 베이스 접근 권한은 사이트나 작업 공간을 따릅니다. 인증, 역할, 게스트 접근 또는 공개 게시를 지원할 수 있지만 정확한 제어 범위는 플랫폼과 플랜에 따라 다릅니다.

자료의 민감도와 독자에게 맞는 형식을 선택하세요. 어느 형식을 쓰더라도 원본 스크린샷에서 개인정보를 가려야 합니다.

하나의 원본으로 두 형식을 사용합니다

독자에게 관리되는 온라인 가이드와 휴대용 스냅샷이 모두 필요하다면 두 형식을 함께 쓸 수 있습니다. 원본 하나를 작성하고 관리한 뒤 오프라인 또는 통제된 배포용으로 날짜가 있는 PDF를 생성하세요.

어느 버전이 기준인지 명시합니다.

현재 안내: https://example.com/help/export-guide
PDF 생성일: 2026-07-18
적용 버전: 1.8
업데이트는 위 온라인 가이드를 사용하세요.

PDF와 온라인 문서를 따로 편집하지 마세요. 원본이 두 개면 단계가 서로 달라지고 유지관리 작업도 두 배가 됩니다.

이 기준으로 선택합니다

휴대성, 인쇄, 오프라인 접근, 첨부, 공식 검토 또는 고정 기록이 가장 중요하다면 PDF를 선택하세요.

검색, 탐색, 잦은 업데이트, 중앙 집중식 접근, 하나의 최신 위치가 가장 중요하다면 온라인 지식 베이스를 선택하세요.

배포 요구가 실제로 다르고 한 원본에서 다른 형식을 생성할 때만 두 형식을 함께 사용하세요. Action Capture는 Free와 Pro 모두 PDF, PNG, JPG, WebP, ZIP으로 내보냅니다. 현재 기능은 Action Capture에서 확인하고, 원본 페이지는 단계별 가이드 제작 과정에 따라 만드세요. 이미지가 이미 있다면 Mac에서 스크린샷을 PDF로 저장하는 방법을 사용합니다.